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EducaciónEducación

De las 96,000 escuelas públicas y de los 2,600 instituciones de educación superior del país un numero considerable ya ha hecho el cambio de registros de papel estorbosos hacia gestión electrónica de documentos. Los restantes pronto lo tendrán que hacer puesto que el plan Nacional de Educación establece que cada estudiante padre o adulto debe tener el derecho a acceder a los datos de evaluación del estudiante en la forma de un registro electrónico. También desde que se aprobó la ley "No Child Left Behid" se generó una necesidad urgente de un sistema de gestión electrónica de documentos pues agencias de educación estatales y escuelas vieron que su carga de papeleo anual aumentó en 6,680,334 horas con un costo estimado de $ 141 millones de dólares. Eso es muchísimo papel ocupando grandes cantidades de espacio donde el espacio puede ser limitado.

DataXport ofrece soluciones de gestión de documentos electrónicos accesibles que reducen los costos de administración de documentos, dando accesibilidad a la información, incrementando eficiencia y productividad como resultado de tiempo de búsqueda reducido además de mantener los documentos seguros cumplimiendo las regulaciones del gobierno. Otras características de nuestras soluciones de gestión de documentos electrónicos son una implementación rápida que afecta mínimamente el horario escolar, fácil integración con el software existente y un bajo costo total de propiedad. Contácte a DataXport para más información sobre cómo su institución académica puede salir de esa montaña de papel.

GobiernoGobierno

Administrar la información electrónicamente promueve la eficiencia, reduce costos y asegura cumplimiento con información de normas de seguridad. Agencias federales y gobiernos estatales y locales se enfrentan a restricciones presupuestales y una demanda de mayor transparencia, las soluciones de gestión documental (ECM) son la única solución que apoya a ambos retos a la vez. DataXport utiliza Tecnología integral ECM desarrollada por Digitech Systems, para apoyar una reducción de sus procesos manuales. Esto aumentará la eficiencia operacional, dando por resultado que el gobierno provea servicios públicos de calidad en un tiempo menor con un costo mínimo, todo esto mientras se mantiene la información de manera segura.

¿Cómo funciona? la información no estructurada en múltiples formatos de documento se captura, indexa y almacena. Una vez almacenada la información se encontrará en segundos con capacidades de búsqueda potente de nuestro sistema de gestión documental reduciendo la carga administrativa asociada con procedimientos de compras, las respuestas a las preguntas del Congreso, solicitudes ciudadanas por la ley de libertad de información y colaboración interinstitucional. Otras características del sistema de gestión documentalson control de versiones que asegura que el usuario está accediendo el documento más reciente y flujo electronico de documentos que acorta respuesta y tiempos de procesamiento. Por ejemplo, los empleados del condado pueden acceder instantáneamente a licencias, certificados, solicitudes y documentos de la corte a través de la integración de nustro sistema con los sitemas gubernamentales. Además de integración, ofrecemos las siguientes características de seguridad: múltiples niveles de seguridad, acceso especifico a proyectos para diferentes usuarios, registro y reportes de la actividad de cada usuario en el sistema, encripción de datos AES de 256 bits desde la transmisión hasta el almacenamiento y aministración del correo electrónico asegurando que se cumple con las regulaciones de descubrimiento electrónico.

DataXport, como proveedor aprobado por el DIR de Texas, hace que sea aún más fácil dejar el papel con contratos cooperativos pre-negociados.

Servicios FinancierosServicios Financieros

DataXport, a través de Digitech Systems, ofrece un accesible sistema de gestión documental (ECM) el cual facilita la seguridad y confidencialidad de la información, mantenimiento de registros confiable y cumplimiento de regulaciones por medio de un registro de actividad dentro del sistema. Algunas de las características de seguridad de sitema son: encripción de datos AES de 256-bit durante la transmisión y almacenamiento de los documentos, acceso a la información controlada por usuarios, capacidades de usuario restringidas de acuerdo a su nivel, censura de información por documento, controles de seguridad de inicio de sesión y registro de auditoría. La seguridad no es el único diferenciador de nuestro sistema de gestión documental, el control de versiones asegura que el documento más reciente llegue a manos del usuario y el flujo electrónico de documentos por medio de rutas y condiciones pre-diseñadas apoya el flujo de la información. Dado que las falla del hardware son una posibilidad y generan perdida de la información con un sistema de gestión documental esto se convierte en algo del pasado con el proceso de respaldo, replicación de datos y una opción de almacenamiento fuera del sitio (en la nube). El modulo de gestión de correo electrónico proporciona un medio por el cual se verifica la integridad del mensaje mostrando sólo la versión originalmente enviada. Por último, el acceso a documentos únicos dan a los clientes acceso web seguro a un documento específico durante un periodo determinado sin necesidad de crear una cuenta para alguien externo.Contacte a DataXport para obtener más información sobre cómo obtener un sistema de gestión documental accesible para su oficina.

ManufacturaManufactura

Permanecer competitivos en la industria manufacturera requiere de aplicación de tecnologías mas recientes para lograr ahorros en tiempo y dinero. Reduciendo los costos relacionados con el manejo del papel y acelerando el tiempo de consulta de documentos con soluciones de gestión documental (ECM) de DataXport hace justamente eso. No sólo hacen nuestras soluciones ECM aumenta la productividad, proporcionan varios niveles de seguridad que aseguran cumplimiento, ahorran espacio valioso, se integran fácilmente con otros software de línea de negocio y se implementan rápidamente. Otras características de nuestras soluciones de ECM son:

  • Capacidades de búsqueda poderosas, auditoría a nivel documento y respaldo de documentos de manera automática;
  • Soporte para archivos de impresion para sistemas que manejan formatos COLD/ERM facilitando la conversión de este tipo de documentos;
  • El Control de versiones garantiza al usuario el documento más actualizado y permite acceder a versiones anteriores del mismo;
  • Captura automatizada personalizable que convierte las órdenes de compra, facturas, documentos de aprobación y prueba de entrega en archivos electrónicos.
  • Ruteo automático de documentos siguiendo reglas de negocio del cliente para agilizar los procesos y ahorrar costos.
  • Los documentos se mantienen seguros y no pueden ser eliminados hasta que llegue la fecha de retención definida por el usuario.

Póngase en contacto con DataXport para comenzar su transición a la gestión electrónica de documentos.

SaludSalud

La ley de alta tecnología para la práctica médica (HITECH Act) motiva a los proveedores de salud a hacer la transición a registros médicos electrónicos (EHR), ofreciendo incentivos para aquellos que lo hacen en un cierto plazo. Aquellos proveedores que no adopten la tecnología de EHRs para una fecha determinada podrán enfrentar una penalización. DataXport ofrece un sistema de gestión documental (ECM) que simplifica la transición de los registros papel a EHRs. Este sistema ayuda a cumplir con la normatividad de la transmisión y almacenamiento de EHRs cumpliendo con requisitos de privacidad establecidos en la ley de "Health Insurance Portability y Accountability Act" (HIPAA). Las soluciones ECM de DigiTech cumplen con la normatividad HIPAA, ofreciendo: cifrado de datos durante la transmisión y almacenamiento, cinco niveles de seguridad, controles de acceso, amplia auditoría y censura de información sensible en los documentos.

Si usted hace la transición a EHR's con el apoyo de DataXport también ahorrará dinero en forma de aumento de la productividad del personal y un bajo costo total de propiedad. Los documentos será accesibles en segundos y no requieren ser copiados, puede manejar el ruteo automático de los documentos, además la integración con el software existente de registros médicos es simple, y la implementación es rápida. Para aquellas prácitas donde el espacio es muy importante el hacer esta transición también le permitirá ahorrar dinero convirtiendo el espacio lleno de papel en un espacio con un uso más rentable. Contácte DataXport para una evaluación gratuita para determinar cómo podemos ayudarle a hacer la transición a registros electrónicos médicos.

Logística/AduanasLogística/Aduanas

Administración de inventario, compras, transporte, almacen son operaciones que requieren una gran cantidad de documentos, estos procesos pueden mejorar enormemente con las soluciones de Enterprise Content Management (ECM) de DataXport. las funciones de nuestro sistema de gesión documental en la nuebe o instalado localmente permiten a un usuario o a cientos visualizar los documentos. El usuario puede distribuir automáticamente documentos, tiene capacidades de búsqueda potente para recuperación instantánea, controles de seguridad, controles de versiones y se integra perfectamente son otras aplicaciones. Aumenta la productividad, ahorra espacio, ofrece reportes de auditoria. Ahorre tiempo y dinero contactando a DataXport para programar una evaluación gratuita de cómo nuestras soluciones de ECM pueden ayudar a su negocio.

JurídicoJurídico

Researching and managing records just became easier and more affordable with DataXport’s Enterprise Content Management (ECM) solutions. With our ECM system, records can be electronically captured and stored either in-office with PaperVision® Enterprise or in the cloud with ImageSilo®. The records no longer take up valuable floor space & can be quickly retrieved and then searched or securely shared with clients, other attorneys, or the court. With ImageSilo®, documents can be accessed from absolutely anywhere. Our ECM system’s powerful search capabilities and unlimited index values significantly reduce document research time, and productivity is further boosted when document processes are automated. Multiple security levels and extensive security controls limit or altogether prevent access, redaction hides privileged information, audit features record every user operation to ensure document integrity, and non-repudiation verifies that e-mails remain unaltered. Records retention capabilities and destruction schedules also simplify document management. Making the transition isn’t as difficult as you think: our ECM solutions seamlessly integrate with your existing software, are rapidly implemented, and can be implemented without costly capital outlay. Contact DataXport to determine the best route for going electronic with your documents.

ImageSilo® and PaperVision® are registered trademarks of Digitech Systems,Inc.

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